Avant de commencer : ne refaites pas tout votre système qualité

Lorsqu’un référentiel évolue, la première réaction
peut être de vouloir reprendre toutes les procédures,
tous les modèles et toutes les preuves.

Ce n’est pas nécessairement la meilleure approche.

Un organisme déjà structuré dispose souvent
d’une grande partie des processus nécessaires.
Le travail consiste davantage à identifier
les écarts entre les exigences applicables
et les pratiques existantes.

Méthode

Partez du fonctionnement réel de votre organisme.

Sélectionnez plusieurs dossiers récents et essayez
de reconstituer l’intégralité du parcours :
besoin, positionnement, documents, formation,
suivi, évaluations, résultats et satisfaction.
Les difficultés rencontrées révèlent souvent
les vrais chantiers à traiter.

Chantier n°1 : auditer toutes les informations publiées

01
Information du public

Commencez par votre site internet

Avant même le premier contact avec un conseiller
ou un formateur, le bénéficiaire découvre généralement
l’organisme à travers son site internet,
son catalogue ou ses pages programmes.

La qualité de l’information publique doit donc
être considérée comme une partie intégrante
du système qualité.

Contrôlez systématiquement la cohérence
entre ce que vous affichez et ce que vous réalisez.

Objectifs

Sont-ils précis et réellement
atteignables pendant la formation ?

Prérequis

Sont-ils clairement expliqués
aux futurs bénéficiaires ?

Durée

Correspond-elle exactement
au parcours proposé ?

Modalités

Présentiel, distanciel,
synchrone ou asynchrone ?

Évaluations

Les méthodes annoncées
sont-elles réellement utilisées ?

Tarifs

Les informations commerciales
sont-elles suffisamment claires ?

Délais d’accès

Sont-ils cohérents
avec votre fonctionnement réel ?

Accessibilité

Les modalités d’accueil
sont-elles facilement identifiables ?
“

La conformité d’une formation commence
avant l’inscription :
elle commence au moment où l’organisme
présente publiquement son offre.

Chantier n°2 : structurer réellement l’analyse du besoin

02
Personnalisation

Comprendre avant de former

Une inscription administrative
ne permet pas toujours de comprendre
pourquoi une personne suit une formation,
ce qu’elle maîtrise déjà
et ce qu’elle souhaite atteindre.

L’analyse du besoin permet notamment d’identifier :

• l’objectif professionnel du bénéficiaire ;
• son contexte de travail ;
• ses compétences existantes ;
• ses difficultés actuelles ;
• le résultat attendu à l’issue de la formation ;
• les éventuelles contraintes d’organisation ;
• les besoins spécifiques d’accompagnement.

Pour une formation financée par une entreprise,
cette analyse peut également intégrer
les attentes du responsable ou du financeur.

Chantier n°3 : systématiser le positionnement initial

03
Évaluation initiale

Mesurer le point de départ

Une formation pertinente dépend
de la capacité à connaître le niveau initial
de la personne qui va la suivre.

Selon la formation, le positionnement
peut prendre différentes formes :

• questionnaire de connaissances ;
• exercice pratique ;
• entretien avec un formateur ;
• test de niveau automatisé ;
• étude d’un portfolio ou de réalisations ;
• auto-évaluation complétée par une validation humaine.

Le résultat doit idéalement être conservé
dans le dossier apprenant afin de pouvoir
comparer le niveau initial et le niveau atteint.

Chantier n°4 : rendre le distanciel réellement traçable

04
Digital learning

Ne confondez pas accès et suivi

Une plateforme accessible 24 h/24
ne constitue pas, en elle-même,
la preuve qu’un parcours
a effectivement été réalisé.

Votre environnement numérique
devrait idéalement permettre de retrouver :

01
Entrée dans le parcours
02
Progression dans les modules
03
Activités réalisées
04
Évaluations effectuées
05
Échanges et accompagnement
06
Résultat final

Cette traçabilité ne doit pas conduire
à surveiller inutilement les apprenants.
Il faut collecter les informations
réellement pertinentes pour démontrer
la réalisation du parcours.

Chantier n°5 : auditer vos sous-traitants et intervenants

05
Prestataires externes

Formaliser la relation qualité

Le recours à un intervenant externe
ne transfère pas automatiquement
la responsabilité du pilotage
de la qualité de la prestation.

Pour chaque formateur ou partenaire,
vérifiez la présence d’éléments tels que :

• compétences démontrées ;
• expérience professionnelle ;
• documents contractuels ;
• obligations qualité ;
• formations confiées ;
• retours des bénéficiaires ;
• éventuelles non-conformités ;
• suivi des actions correctives.

Bon réflexe

Créez un dossier qualité par intervenant.

Vous éviterez ainsi de rechercher
CV, contrats, justificatifs
et évaluations au moment d’un audit.

Chantier n°6 : construire une véritable cartographie des risques

06
Prévention

Identifier les problèmes avant qu’ils surviennent

Une démarche qualité mature
ne consiste pas uniquement à traiter
les réclamations ou les incidents.
Elle cherche également à identifier
les risques susceptibles de dégrader
la qualité de la formation.

Exemple de registre des risques qualité

Il peut rester relativement simple,
à condition d’être réellement utilisé.

Risque
Décrochage d’un apprenant
Probabilité
Moyenne
Impact
Élevé
Prévention
Suivi régulier de la progression
Alerte
Absence d’activité pendant plusieurs jours
Action
Relance puis entretien pédagogique
Responsable
Référent pédagogique

Vous pouvez appliquer le même raisonnement
aux risques liés :

• à l’absence d’un formateur ;
• à une panne de plateforme ;
• à un contenu devenu obsolète ;
• à un problème d’accessibilité ;
• à une mauvaise orientation de l’apprenant ;
• à un prestataire non conforme ;
• à une perte ou absence de preuve.

Chantier n°7 : séparer satisfaction et évaluation pédagogique

07
Mesure des résultats

Ne posez pas une seule question à deux problèmes différents

Le questionnaire de satisfaction
permet de mesurer la perception
de l’expérience de formation.

Mais il ne permet pas nécessairement
de savoir si les compétences prévues
ont réellement été acquises.

Satisfaction

Organisation, accueil,
formateur, rythme,
supports et expérience générale.

Évaluation pédagogique

Compréhension, maîtrise,
compétences et atteinte
des objectifs pédagogiques.

Les deux dispositifs doivent donc
être pensés comme complémentaires.

“

Un apprenant peut être
très satisfait d’une formation
sans avoir acquis toutes les compétences prévues.
Mesurer la satisfaction ne remplace donc jamais
l’évaluation des acquis.

Chantier n°8 : centraliser les preuves par dossier apprenant

08
Organisation documentaire

Faites du dossier apprenant votre point d’entrée

Une organisation exclusivement pensée
par indicateurs Qualiopi peut rapidement
devenir complexe.

Une autre logique consiste à centraliser
les informations autour du parcours réel
de chaque bénéficiaire.

01
Analyse du besoin
02
Positionnement initial
03
Programme et documents contractuels
04
Convocation et démarrage
05
Assiduité et progression
06
Évaluations et résultats
07
Certificat de réalisation
08
Satisfaction et suivi

Le dossier devient alors
une photographie complète
de la prestation réalisée.

Lors d’un audit, vous n’avez plus besoin
de reconstituer artificiellement
l’historique plusieurs mois plus tard.

Objectif idéal

La preuve est produite au moment où l’action est réalisée.

Un test est passé : son résultat
rejoint automatiquement le dossier.
Une convention est signée :
elle est archivée.
Une évaluation est terminée :
elle devient immédiatement disponible.

Votre checklist avant le 1er novembre

Si vous souhaitez lancer le chantier progressivement,
commencez par vérifier ces huit points.

Checklist Qualiopi

8 vérifications prioritaires

Les pages formations présentent
des informations exactes et cohérentes.
Chaque dossier contient
une analyse du besoin.
Le niveau initial
du bénéficiaire est évalué.
Les parcours à distance
produisent des traces exploitables.
Les sous-traitants
disposent d’un dossier qualité à jour.
Les principaux risques qualité
sont identifiés et suivis.
Satisfaction et acquis
sont évalués séparément.
Les preuves sont centralisées
dans les dossiers apprenants.

Préparer Qualiopi en améliorant réellement son organisation

Le meilleur résultat de cette préparation
ne serait pas simplement de réussir
le prochain audit.

Le véritable objectif devrait être
d’obtenir un organisme plus simple à piloter,
plus fiable et plus transparent.

Un système bien conçu permet notamment
de savoir rapidement :

• qui suit quelle formation ;
• où se situe chaque apprenant dans son parcours ;
• quels documents sont manquants ;
• quelles évaluations ont été réalisées ;
• quels risques nécessitent une action ;
• quelles réclamations restent ouvertes ;
• quelles actions d’amélioration ont été engagées.

À ce stade, la démarche qualité
ne sert plus uniquement à produire
des preuves pour un auditeur.

Elle devient un véritable

système de gestion et de pilotage
de l’organisme de formation.

Sources officielles et ressources utiles

Pour vérifier vos obligations
et suivre les évolutions réglementaires,
privilégiez toujours les sources institutionnelles.

Référentiel national qualité — Guide Qualiopi

Ministère du Travail
↗



Qualiopi — certification qualité

Ministère du Travail
↗



Qualité de la formation

France compétences
↗



La loi Avenir professionnel : l’exigence qualité

France compétences
↗